anketa: Od povídají zástupci firem nabízejících outsourcing kancelářských služeb

Anketa: Od povídají zástupci firem nabízejících outsourcing kancelářských služeb

           
> I. Kdy se má firma rozhodnout pro outsourcing kancelářských služeb? > II. Co vše v rámci této služ by nabízíte pro zákazníky?

Tomáš Liška jednatel, Office-Centrum I. Prakticky kdykoliv. Vzhledem k atributům, které toto rozhodnutí může firmě přinést, je již nejvyšší čas se rozhodnout.
II. V oblasti outsourcingu služeb pro kanceláře nabízíme tyto služby: komplexní dodávku kancelářských potřeb, včetně spotřebních materiálů.
Komplexní dodávku nábytku, včetně zaměření, návrhu, vizualizace a finální montáže. Dodávky v oblasti výpočetní techniky, včetně zajištění služeb.
Veškeré služby související s provozem tiskového prostředí, včetně dodávek xerografického papíru.
Outsourcingu služeb v oblasti tiskového prostředí většinou předchází analýza současného stavu s návrhem optimalizace nového řešení.
Z nabízených služeb outsourcingu pro kancelář je nejčastěji využíván outsourcing tiskového řešení.
V oblasti tiskového prostředí se ve většině případů nejedná o outsourcing, ale o formu operativního leasingu neboli pronájmu. Pronájem je velmi rychle se rozvíjející forma realizace pořízení zboží a služeb.
Firmy by měly k této aktivitě přejít v okamžiku, kdy chtějí mít homogenní zabezpečené a komfortní tiskové prostředí s jasně definovatelnými náklady. Zajištění všech atributů tiskového prostředí (kopírování, tisk, skenování a faxování) je služba. Důležitým aspektem pro okamžik rozhodnutí jsou finance. Realizací optimalizované služby sníží zákazník svoje náklady na provoz tiskového prostředí.
Filip Ulík marketing manager, ComGate I. Prvním momentem je, když firma začíná nebo se pouští do nové oblasti – může se už v začátku rozhodnout svěřit neklíčové aktivity partnerovi, který se na danou oblast specializuje. Například když se firma rozhoduje vybudovat e-shop, může se soustředit pouze na marketingové činnosti, výběr zboží, nákup a propagaci e-shopu. Starosti se skladováním, kompletací a odesíláním zboží může nechat na specializované firmě. Druhou situací je, když firma začne hledat úspory – předání některých činností partnerovi vede k úsporám díky tomu, že partner provozuje obvykle své služby ve větším rozsahu, a tudíž s nižšími jednotkovými náklady.
II. Nabízíme outsourcing většiny činností týkajících se obsluhy zákazníků v rámci jejich životního cyklu.
Od budování značky a akvizici, přes věrnostní programy po doručování zboží, fakturaci, on-line platby i případné telefonické upomínání plateb. Provozujeme mimo jiné dvě call centra a vlastní skladovací a logistické středisko. Snažíme se pomáhat firmám, aby jejich zákazníci měli z kontaktu s nimi opravdu příjemný zážitek. Každá návštěva webu, každý hovor do call centra, každá zásilka jsou pro nás příležitostí, jak zajistit, aby zákazníci byli spokojeni a z kontaktu si odnášeli pozitivní zážitek.
Díky specializaci to vše zajišťujeme s nízkými náklady. Naši klienti těží z našich investic do technologií i do školení našich lidí.?
Marek Smejkal obchodní zástupce, Proimpo I. Rozhodnout se pro outsourcing může firma v podstatě kdykoliv, ale hlavně včas. Záleží na mnoha aspektech najednou, jako například velikost firmy a její zaměření, finanční možnosti, personální struktura a tak podobně. Pro outsourcing by se měla firma rozhodnout po zralé úvaze, zda si je opravdu schopna zajišťovat v našem případě oblast kompletní správy, provozu a údržby tiskových zařízení a dokumentů na dostatečné úrovni sama, nebo se raději bude věnovat činnosti, na kterou je zaměřena, a přenechá správu tisku a dokumentů nám, kteří se specializujeme na tento obor. Outsourcingem mohou firmy ušetřit nemalé finanční i administrativní zdroje a přenést část svých rizik na poskytovatele outsourcingu. Volné finanční prostředky pak může využít k investování do svých vlastních aktivit a rozvoje. Není přitom pravdou, že outsourcing se hodí pouze pro střední a velké firmy. Také živnostník, který je na většinu činností sám, dělá při výběru, pro něj na první pohled banálních věcí, velké chyby.
II. V první řadě je to pochopitelně bezplatná analýza stávajícího stavu a návrh možných úprav směrem k optimalizaci celého systému. V další fázi zajištění kompletního servisu, dodávky tiskových zařízení, softwaru pro monitoring a účtování tisku a pro zabezpečení dokumentů. Zákazník platí pouze za to, co skutečně využívá a má nad prací s dokumenty kontrolu. Rozsahy množství poskytovaného servisu a obsažených služeb, stejně jako systém a formu úhrad, nastavujeme pro každého zákazníka individuálně, podle jeho potřeb.

15.4.2011    E15    str. 07    Speciál - moderní kancelář