Účtování v Money ERP s využitím API

S platební bránou ComGate vám mohou zákazníci pohodlně platit online a navíc své výpisy transakcí snadno importujete do účetních systémů. Připravili jsme pro vás ve spolupráci se společností Solitea návod, jak jednoduše nastavit automatické párování výpisů transakcí pomocí API v účetním systému Money ERP.

Platební brána ComGate - propojení s ERP systémem Money

Jak na to?

V Money ERP tvoří modul Online platby samostatný uzel Online bankovnictví. Než budete importovat data, je nutné projít pár nezbytných kroků.

1. Konfigurace online banky

V menu Online bankovnictví / Konfigurace online doplňte do banky důležité údaje do polí:
„Platební brána“ – z roletové nabídky zvolte ComGate, čímž se zároveň předvyplní pole „Základ adresy“.
„ID uživatele“ a „Šifrovací klíč“ – údaje najdete ve svém klientském portálu (sekce „Nastavení obchodu“, záložka „Propojení obchodu“ a zvolte „Náhled“).
„Skupina bankovního výpisu“ – nezapomeňte vybrat příslušnou skupinu (viz popis dále).

2. Nastavení bankovních účtů

V menu Adresář / Firmy zadejte na kartě kmenové firmy všechny bankovní účty, které bude účtovaná jednotka používat. Na záložce „Bankovní účty“ zvolte „Přidat“ a doplňte do karty „Bankovní spojení“ následující údaje:

„Popis“ – zvolte vyhovující popis.
„Číslo účtu“ – najdete ve svém klientském portálu v sekci Nastavení obchodu. Vyberte konkrétní e-shop a následně na kartě platební metody najdete číslo účtu ve sloupci „Fiktivní účet v ABO“.
„Kód banky“ – kód banky může být jakýkoli.

Do menu Účetnictví / Banka / Seznam bankovních účtů přidejte bankovní účet a zadejte:

„Měna“ – pole je předvyplněno podle „Průvodce nastavením programu“, ale je samozřejmě možné změnit na jinou měnu.
„Primární účet“ – pro zaúčtování doporučujeme definovat zvláštní analytický účet.
„Číslo účtu“ – z nabídky vyberte nově přidaný účet.

3. Skupina bankovních výpisů

Založte si samostatnou skupinu bankovních výpisů v menu Účetnictví / Banka / Bankovní výpisy / Přidat skupinu seznamu. Pro každý účet musí být založena vlastní skupina. Věnujte prosím pozornost pečlivému nastavení skupiny vhodnou pro zaúčtování plateb (předkontace, číselná řada, rozpis DPH, činnost atd.).

Stažení výpisu

Výpisy se dají stahovat ručně i automaticky, oba způsoby je možné také kombinovat. Pro případnou kontrolu naleznete ve svém klientském portálu vyúčtování transakcí. Money ERP využívá API pro stahování souborů. Odpadá tak zdlouhavé nastavování v případě klasického ukládání bankovních výpisů do počítače.

Ruční stažení výpisu

Ruční stažení se spustí v menu Konfigurace online banky pomocí tlačítka „Stažení výpisu“. Po stisku tlačítka program otevře „Průvodce stažením výpisu z online platební brány“. Na první straně vyberte časové rozpětí, pro které chcete výpisy stáhnout, a zda chcete platby ihned párovat. Dál se v průvodci pohybujete tlačítkem „Další“ a proces již běží zcela samostatně.

Stahování pomocí CSW Automatic

CSW Automatic je samostatná aplikace, která slouží k automatizaci opakovaných procesů v Money ERP tak, aby nebylo nutné je stále dokola nastavovat či individuálně spouštět. V aplikaci je pro potřeby stahování online plateb vytvořený zásuvný modul Online Banking, který najdete v knihovně S5 CSW Online Banking Automatic. Umožní vám podrobné nastavení časového rozpisu stahování výpisů i posílání informačních e-mailů.

Pravidla pro účtování transakcí

K párování transakcí a faktur se používá variabilní symbol, ten musí být shodný jak u vydané faktury v účetním systému Money ERP, tak i u transakce na e-shopu. Variabilní symbol je součástí dat předávaných platební bráně při založení platby.

V případech, kdy se částka na faktuře neshoduje s částkou hrazenou na platební bráně, se výsledek párování bude odvíjet od nastavení skupiny bankovního výpisu, na záložce „Konfigurace párování úhrad“ (nastavení polí „Přehrazení hrazeného dokladu“ a „Automatického párování částečných úhrad“).