Náklad na platební terminál se obvykle skládá z těchto složek: 1) měsíční poplatek za jeho pronájem, 2) poplatek z transakcí, které jsou na něm realizovány.

Měsíční poplatek za pronájem platebního terminálu se obvykle pohybuje v rozmezí mezi 180 a 500 Kč měsíčně. Někteří poskytovatelé nabízí pronájem platebního terminálu zdarma, pokud měsíční objem transakcí na terminálu přesáhne určitou hranici, například 50 tisíc Kč. 

Poplatek z transakcí obvykle tvoří významnější část nákladů spojených s provozem platebního terminálu, skládá se typicky ze dvou částí – jedna je stanovena jako určité procento z výše transakce, druhá je absolutní částka bez ohledu na výši platby.

U plateb kartou je velké rozpětí v procentní i fixní části nákladu na transakci podle toho, o jaký typ platební karty se jedná. Nejnižší poplatky jsou stanoveny u karet vydaných fyzickým osobám, občanům EU. Výrazně vyšší pak u karet vydaných podnikatelům a na firmy. Nejvyšší poplatky se vážou ke kartám vydaným mimo EU, zvláště pokud se jedná o podnikatelské a firemní karty.

Při výběru platebního terminálu doporučujeme zaměřit se několik parametrů: 1) posoudit, zda potřebujete přenosný platební terminál, nebo pro vás bude lepší stacionární model, 2) cenu, to je náklad na měsíční pronájem platebního terminálu a výši poplatků z transakcí, 3) možnost snadného exportu dat o transakcích do účetnictví.

Dalším podstatným kritériem výběru je způsob komunikace provozovatele platebního terminálu. Ten, který na svých stránkách transparentně komunikuje cenu služeb včetně úplného sazebníku, prezentuje vzory smluvní dokumentace, je důvěryhodnější než ten, který tyto údaje poskytuje až na vyžádání.

Poskytovatelé se liší i ve smluvním závazku: někteří vyžadují smlouvu na dobu určitou (i na několik let), zatímco jiní umožňují rozvázat kontrakt kdykoli bez sankce a poplatků.

V potaz je třeba brát i zákaznickou podporu, nejlépe v podobě elektronického online samoobslužného portálu i e-mailové a telefonické podpory v lokálním jazyce.

Platba na terminálu probíhá tak, že obchodník zadá částku k úhradě a kupující provede platbu s použitím platební karty. Při částce nad 500 Kč je obvykle vyzván k zadání PINu.

Obchodník může zadat částku platby do terminálu ručně, nebo automaticky přenosem dat ze svého pokladního systému. Druhý případ vyžaduje propojení terminálu s pokladním systémem, dojde při něm také k automatickému přenosu informací o potvrzení platby.

Zadání karetních údajů do platebního terminálu může proběhnout pomocí plastové platební karty, případně s využitím služby Google Pay či Apple Pay v mobilním telefonu, hodinkách či jiném zařízení.

Platební terminál je možné získat od poskytovatelů platebních terminálů. Někteří prezentují všechny potřebné informace na internetových stránkách, a to včetně úplného sazebníku i vzorových dokumentů smlouvy a obchodních podmínek. U jiných tyto údaje na webu nenajdete a je třeba o ně požádat telefonicky či vyplněním formuláře na webu.

Při výběru platebního terminálu je dobré brát v potaz specifické potřeby obchodníka a volit mezi pultovým platebním terminálem nebo přenosným modelem, různými způsoby připojení k internetu (pomocí kabelu, WiFi či SIM karty). Rozdíl je i v délce smluvního závazku – ten může být roční, tříletý, někteří poskytovatelé nabízejí smlouvu bez závazku.

Liší se také cenové nabídky. Ne každý poskytovatel nabízí přehledný a srozumitelný ceník, někdy je třeba doptat se na úplné obchodní podmínky služby.

Platební terminál si můžete koupit, ale obvyklejší je uzavřít smlouvu o jeho pronájmu. Platební terminál (fyzické zařízení) je pevně svázán se systémy poskytovatele platebních služeb. V případě, že se rozhodnete změnit poskytovatele, například z důvodu zdražení poplatků, zakoupený terminál nebudete moci ve spojení s novou službou využívat.

Pro platbu na platebním terminálu s využitím Google Pay je třeba mít zařízení (např. mobilní telefon nebo chytré hodinky). Obdobně je to také se službou Apple Pay, tu je ovšem možné zprovoznit výhradně na zařízeních Apple.

V okamžiku platby na telefonu či jiném zařízení musí být zapnuto NFC.

Samotná platba probíhá tak, že 1) zařízení, například mobilní telefon, odemknete, 2) zařízení přiložíte zadní stranou k platebnímu terminálu, 3) po zaplacení na obrazovce se ukáže modrý symbol zaplacení.

Pokud se na zařízení zobrazí výzva, například k zadání PIN, je třeba postupovat podle pokynů na obrazovce.

Platební terminál umožňuje vrácení platby na platební kartu. Tato funkce je užitečná v případech, kdy omylem došlo k zadání nesprávné částky platby, případně za situace, kdy kupující reklamuje zboží. Z důvodu rizika zneužití této funkce, například ze strany obsluhy, je funkce vrácení peněz na platební kartu chráněna heslem.

Na platebním terminálu je možné zadat spropitné. U většiny platebních terminálů se zadává jako navýšení částky platby na požadovanou hodnotu. Například při částce 418 Kč může spokojený zákazník požádat o navýšení částky na 500 Kč. Pracovník restaurace pomocí funkce spropitného provede navýšení hodnoty platby z 418 na 500 Kč a zákazník provede na platebním terminálu platbu v celkové hodnotě 500 Kč.

Aktivace platebního terminálu je u většiny poskytovatelů zdarma. Je také obvyklé, že po překročení určitého měsíčního objemů transakcí, například 50 tisíc Kč, je zdarma i provoz platebního terminálu. 

Začínající obchodníci mohou u většiny poskytovatelů získat zvýhodnění v rámci akce Česko platí kartou. Platby kartou v objemu do 50 tisíc Kč měsíčně je možné mít zdarma na prvních šest měsíců provozu platební brány. Platí to pro obchodníky, kteří dosud platbu kartou nepřijímali.

Na platebním terminálu můžete akceptovat i stravenkové karty, např. Ticket Restaurant (Edenred), Chèque Déjeuner (Up Česká republika), Naše stravenka (Lidl), Benefit Plus, GastroCard (Sodexo) nebo Gusto Karta. Zároveň je potřeba i samostatně uzavřít smlouvu s každým z poskytovatelů stravenkových karet. 

U některých stravenkových karet je poplatek z platby stržen poskytovatelem platebního terminálu, u jiných obdržíte vyúčtování přímo od provozovatele stravenkové karty.